Ewidencje, rejestry i archiwa

REJESTRY, EWIDENCJE I ARCHIWA, 
ZASADY UDOSTĘPNIANIA DANYCH W NICH ZAWARTYCH 
ORAZ ZASADY REJESTRACJI I PRZYDZIAŁU SPRAW


Rejestry, ewidencje i archiwa 
W Sądzie Rejonowym w Łowiczu prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne: 
1) repertoria; 
2) wykazy; 
3) kartoteki; 
4) zbiory wokand; 
5) księgi pomocnicze. 

Urządzenia ewidencyjne służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt. Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia. 

W ramach czynności prowadzonych przez poszczególne jednostki organizacyjne sądu prowadzone są urządzenia ewidencyjne według odrębnych przepisów, w szczególności w oparciu o przepisy z zakresu rachunkowości i prawa pracy. 
Rejestry, ewidencje oraz wykazy w Sądzie Rejonowym w Łowiczu prowadzone są na mocy Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. Nr 5, poz. 22 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249). 
Archiwum Zakładowe działa w oparciu o przepisy: ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 roku Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie archiwizowania akt spraw sądowych (Dz. U Nr 46, poz. 443), Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Spr. Nr 8, poz. 55), Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. Nr 5, poz. 22 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249). 

Ponadto sposób postępowania z dokumentacją i materiałami archiwalnymi regulowany jest przez przepisy Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 

Sposób i zasady udostępniania danych 
Dane zawarte w rejestrach: repertoriach, wykazach, kontrolkach i innych urządzeniach ewidencyjnych udostępniane są uczestnikom postępowania oraz na żądanie uprawnionych osób. 
Dostęp do akt spraw, w tym archiwalnych, uregulowany jest w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego, Kodeksu postępowania karnego oraz Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych, ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r., Nr 124, poz. 1361 z późn. zm.), ustawy o ochronie informacji niejawnych z dnia 22 stycznia 1999r. (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.). 
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 z późn. zm.) możliwe jest korzystanie z materiałów archiwalnych, których okres od wytworzenia nie przekroczył jeszcze 30 lat, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Takie udostępnienie nie może naruszać także przepisów o ochronie informacji niejawnej. Osoba ubiegająca się o wgląd do zasobu archiwalnego Sądu Rejonowego w Łowiczu winna złożyć wniosek do Prezesa Sądu, w którym należy podać: tytuł materiału archiwalnego bądź temat, którego on dotyczy, cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego, nazwę jednostki organizacyjnej oraz imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnianie materiału archiwalnego. 

Na podstawie ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece (Dz. U. z 2001 r., Nr 124, poz. 1361 z późn. zm.) księgi wieczyste są jawne dla każdego, natomiast akta księgi wieczystej może przeglądać jedynie osoba mająca interes prawny oraz notariusz. 
Wyciąg najważniejszych przepisów regulujących dostęp do akt: 
• Art. 156 Kodeksu postępowania karnego 
§ 1. Stronom, podmiotowi określonemu w art. 416, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta sprawy sądowej i daje możność sporządzenia z nich odpisów. Za zgodą prezesa sądu akta te mogą być udostępnione również innym osobom. 
§ 2. Na wniosek oskarżonego lub jego obrońcy wydaje się odpłatnie kserokopie dokumentów z akt sprawy. Kserokopie takie można wydać odpłatnie, na wniosek, również innym stronom, podmiotowi określonemu w art. 416, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym. 
§ 3. Prezes sądu może w razie uzasadnionej potrzeby zarządzić wydanie odpłatnie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. 
§ 4. Jeżeli zachodzi niebezpieczeństwo ujawnienia tajemnicy państwowej, przeglądanie akt, sporządzanie odpisów i kserokopii odbywa się z zachowaniem rygorów określonych przez prezesa sądu lub sąd. Uwierzytelnionych odpisów i kserokopii nie wydaje się, chyba że ustawa stanowi inaczej. 
§ 5. Jeżeli ustawa nie stanowi inaczej, w toku postępowania przygotowawczego stronom, obrońcom, pełnomocnikom i przedstawicielom ustawowym udostępnia się akta, umożliwia sporządzanie odpisów i kserokopii oraz wydaje odpłatnie uwierzytelnione odpisy lub kserokopie tylko za zgodą prowadzącego postępowanie przygotowawcze. Za zgodą prokuratora akta w toku postępowania przygotowawczego mogą być w wyjątkowych wypadkach udostępnione innym osobom. 

• Art. 9 Kodeksu postępowania cywilnego 
Rozpoznawanie spraw odbywa się jawnie, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Strony i uczestnicy postępowania mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt. 

• Art. 525 Kodeksu postępowania cywilnego – dotyczy postępowania nieprocesowego 
Akta sprawy dostępne są dla uczestników postępowania oraz za zezwoleniem przewodniczącego dla każdego, kto potrzebę przejrzenia dostatecznie usprawiedliwi. Na tych samych zasadach dopuszczalne jest sporządzanie i otrzymywanie odpisów i wyciągów z akt. 

• Art. 361 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece 

1. Księgi wieczyste i akta ksiąg wieczystych przechowuje się w sądzie. 
2. Księgi wieczyste nie mogą być wydawane poza budynek sądu rejonowego. 
3. Każdy może przeglądać księgi wieczyste w obecności pracownika sądu. 
4. Akta księgi wieczystej może przeglądać, w sposób określony w ust. 3, osoba mająca interes prawny oraz notariusz. 

• § 92 i § 94 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych 
§ 92. 1. Udostępnienie stronie akt do przejrzenia oraz wydanie jej przedmiotów lub dokumentów złożonych w sprawie albo wydanie dokumentów na podstawie akt może nastąpić po wykazaniu przez nią tożsamości, a co do innych osób niż strona - po wykazaniu ponadto istnienia uprawnienia wynikającego z przepisów postępowania sądowego. 
2. Przeglądanie akt spraw odbywa się w obecności pracownika sądowego, a akt, do których złożono testament, pod kontrolą pracownika sądowego. 


§ 94. 1. Przewodniczący wydziału zezwala na przejrzenie akt sprawy w sekretariacie upoważnionym przedstawicielom organizacji społecznych, które mogą wstąpić do toczącego się postępowania w danej sprawie lub zgłosić w nim swój udział. 
2. Przewodniczący wydziału decyduje ponadto o udostępnieniu akt sądowych innym osobom niemającym uprawnień procesowych i o zakresie wykorzystania przez nie tych akt. 
3. Udostępnienie większej liczby akt, np. dla celów naukowo-badawczych, wymaga zgody prezesa sądu. 

Zasady rejestracji i przydziału spraw 

Każdy wydział posługuje się właściwymi dla danego wydziału księgami, w których rejestrowane są poszczególne sprawy. Przypisana do wydziału rzymska cyfra (np. I, II, III) wraz z oznaczeniem księgi (np. C, K), w której zapisano numer wpływu konkretnej sprawy w danym roku, to sygnatura akt sprawy (np. I C 123/07, II K 234/07). 

I Wydział Cywilny W I Wydziale Cywilnym prowadzone są skorowidze alfabetyczno-numerowe, wykazy, kartoteki, zbiory wokand, księgi pomocnicze oraz repertoria: C, Ns, Nc, Cupr, Co, Cps, oraz kontrolka Wab. 

Wszystkie rodzaje spraw rejestrowane są w odpowiednim repertorium według kolejności wpływu. Przydziału spraw poszczególnym sędziom referentom dokonuje Przewodnicząca Wydziału z uwzględnieniem równomiernego obciążenia Sędziów co do ilości spraw i ich charakteru.

II Wydział Karny 
W II Wydziale Karnym prowadzone są skorowidze alfabetyczno- numerowe, wykazy, zbiory wokand, księgi pomocnicze oraz nastepujące repertoria i wykazy: K, Ko, Kp, Ks, W, Wo, Wog, Wab, Wp, Poz. ks. nal., Du. 
Sprawy podlegające rejestracji w repertoriach K i Ks są rejestrowane codziennie w sposób alfabetyczny według nazwiska pierwszego oskarżonego w każdej sprawie. Rejestracja i nadawanie numerów tych spraw prowadzona jest zgodnie z obowiązującym w tym zakresie art. 351 Kodeksu postępowania karnego i wydanym na jego podstawie Rozporządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 2 czerwca 2003r. w sprawie określania szczegółowych zasad wyznaczania i losowania składu orzekającego (Dz. U. Nr 107, poz. 1007). 
Przewodnicząca Wydziału przydziela sprawy do rozpoznania sędziom referentom według kolejnych numerów sygnatur akt i w porządku alfabetycznym - według listy sędziów orzekających w wydziale. Odstępstwa od tej zasady zgodnie z art. 351 Kodeksu postępowania karnego wymagają zarządzenia Przewodniczącej Wydziału, które musi wskazywać przyczynę przydzielenia sprawy z pominięciem wskazanej kolejności. 
Sprawy podlegające rejestracji w innych repertoriach i wykazach są rejestrowane według dziennego wpływu i zostają przydzielane do rozpoznania sędziom w zależności od obciążenia poszczególnymi sprawami, ewentualnie sędziom pełniącym dyżury (na przykład w sprawach w przedmiocie zastosowania tymczasowego aresztowania).

III Wydział Rodzinny i Nieletnich 
W III Wydziale Rodzinnym i Nieletnich prowadzone są skorowidze alfabetyczno-numerowe, wykazy, zbiory wokand, księgi pomocnicze oraz następujące repertoria: RC, RCo, Cps, Ns, Nsm, Npw, Now, Nk, Nmo. Sprawy podlegające rejestracji w repertoriach RC, RCo, Cps, Ns, Nsm, Npw, Now, Nk i Nmo są prowadzone według kolejności wpływu pism inicjujących postępowanie. Z uwagi na jednoosobową obsadę sędziowską nie dokonuje się przydziału spraw innym sędziom.

V Wydział Ksiąg Wieczystych 
W V Wydziale Ksiąg Wieczystych prowadzone są repertoria: Rep. Kw , Rep. Zd, Rep. Ar, dzienniki: Dz.Kw, Dz. Zd, Dz. Odp, kartoteki: Spis właścicieli nieruchomości, Spis uprawnionych do własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego, 
Pisma wpływające do wydziału są niezwłocznie rejestrowane według kolejności wpływu do odpowiednich ksiąg biurowych - pod kolejnymi numerami bieżącymi. Wzmianki o wnioskach wieczystoksięgowych wpisywane są niezwłocznie w odpowiednich działach ksiąg wieczystych prowadzonych przez wydział. 
Księgi wieczyste i zbiory dokumentów z obszaru działalności wydziału złożone są w archiwum znajdującym się w budynku stanowiącym siedzibę wydziału. Każdy może przeglądać księgi wieczyste w obecności pracownika sądu, a akta księgi wieczystej może przeglądać w godzinach urzędowania wydziału w obecności pracownika sądu tylko osoba mająca interes prawny oraz notariusz.

Rejestr zmian dla: Ewidencje, rejestry i archiwa